يعتبر قسم الشؤون الإدارية العمود الفقري لجامعة ظفار. ويخضع لإشراف نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية ويتولى مسؤولية الإشراف والرقابة على الأعمال الإدارية والمخازن والتأمين والخدمات الأمنية والخدمات العامة في الجامعة. يترأس القسم مدير الشؤون الإدارية الذي يدعمه نائب المدير ورؤساء الوحدات. تتمثل أدوار ومسؤوليات القسم بما يلي:

• تقديم الدعم الخلفي بالتعاون مع الإدارات الأخرى من أجل التخطيط للأهداف وإنجازها في الوقت المحدد.
• إعداد ومتابعة وتجديد العقود مع المنظمات والشركات الخارجية وفقا للوائح الجامعة.
• القيام بدور حيوي في التواصل بين جامعة ظفار والمؤسسات الحكومية والخاصة الأخرى.
• توفير خدمات مختلفة للموظفين والطلاب تشتمل على ما يلي:
  • خدمات النقل (سكن الطالبات وضيوف الجامعة؛ 24 ساعة)
  • صيانة مركبات الجامعة
  • خدمة تسجيل مركبات الموظفين
  • خدمات اليد العاملة بما في ذلك نقل الأثاث
  • خدمات البريد
  • مراقبة أمن معدات الفصول الدراسية
  • مراقبة مواقف السيارات
  • مراقبة الحرم الجامعي - نظام النقل الآمن في الحرم الجامعي
  • إشعارات التنبيه بالجريمة
  • خدمات التأمين الصحي للموظفين

يتابع قسم الشؤون الإدارية ويشرف على الوحدات الفرعية التالية:

• قسم الخدمات العامة
  • خدمات الاستقبال والبريد
  • وحدة التأمين
  • وحدة النقل
  • التعاقد
  • العاملون في الخدمات العامة
• وحدة الأمن
• المستودع العام
• مستودع الكتب

تختص وحدة الخدمات العامة برصد الوحدات الفرعية والخدمات التالية والإشراف عليها:

       1.    خدمات الاستقبال والبريد

يتولى مكتب الاستقبال في جامعة ظفار مسؤولية استقبال الضيوف والطلاب والترحيب بهم، وتوجيههم إلى مواقع المكاتب التي يستفسرون عنها في جميع أنحاء الحرم الجامعي وإرسال واستقبال رسائل البريد.

       2.    وحدة التأمين

تختص وحدة التأمين بالتنسيق مع شركات التأمين الصحي لتأمين موظفي الجامعة وأعضاء هيئة التدريس ومن يعولونهم وفقا للوائح الجامعة.

       3.    وحدة النقل

تتولى وحدة النقل مسؤولية توفير خدمات النقل للضيوف والإداريين وأعضاء هيئة التدريس (عند الطلب) وإلى سكن الطالبات. كما تراقب الوحدة دخول المركبات داخل الحرم الجامعي وحوله من خلال إصدار تصاريح رسمية لموظفيها وطلابها.

       4.    خدمات التعاقد

تتولى وحدة الخدمات العامة مسؤولية إدارة وتجديد العقود مع الشركات الوطنية التي تقدم الخدمات العامة في الجامعة كالاتصالات الهاتفية والإنترنت والتنظيف وما إلى ذلك

       5.    العاملون في الخدمات العامة

يتولى قسم الشؤون الإدارية مسؤولية مراقبة والإشراف على العاملين الذين يقدمون الخدمات العامة (المراسلون) داخل الحرم الجامعي.

يقع مكتب وحدة الأمن عند المدخل الرئيسي لجامعة ظفار وتعمل الوحدة تحت مظلة قسم الشؤون الإدارية. تتمثل مهمة وحدة الأمن بتوفير بيئة آمنة داخل مباني الجامعة على مدار الساعة. تتم مراقبة جميع المباني بواسطة كاميرات أمنية لتجنب وقوع أية مخالفات. فجميع المباني مجهزة تجهيزا كاملا بعدد كافٍ من أجهزة الإنذار والمخارج للتعامل مع أي حادث مؤسف في حالات الطوارئ. كما يتم تدريب الطلاب والموظفين من وقت لآخر على الاستجابة الفاعلة في حالات الطوارئ. يقوم فريق الوحدة المؤلف من ضباط أمن مدرّبين بشكلٍ جيد بدوريات في الحرم الجامعي طوال اليوم وهم على اتصال مستمر مع مركز القيادة والتحكم. يجيب ضباط أمن الوحدة على المكالمات الهاتفية الطارئة والروتينية ، ويراقبون كاميرات الأمن والعديد من نقاط التحكم في الوصول داخل الحرم الجامعي. كما تقدم ضابطات الأمن خدمات الأمن على مدار 24 ساعة في سكن الطالبات.

يتولى مستودع جامعة ظفار المركزي مسؤولية معالجة أوامر الشراء المرسلة من قبل قسم المشتريات. كما يعتبر مسؤولاً عن جرد مخزون العناصر والتحقق من سلامة المنتجات المستلمة.

تأسست مكتبة جامعة ظفار في فبراير 2017. وتوفر المكتبة وصولا مريحا وسهلا إلى الكتب الجامعية والكتب الإلكترونية ومواد القراءة بأسعار معقولة حصريا للطلاب والمدرسين في جامعة ظفار.