يرتكز دور قسم الشؤون الفنية في أعمال الصيانة الوقائية فضلا عن أعمال الصيانة المقتصرة على إصلاح العطب للمواد المدنية والكهربائية والميكانيكية. كما أن القسم يشارك في تطوير المشروعات المستقبلية وأي تعديلات يتعين القيام بها وفق احتياجات الجامعة. ويقوم القسم بتوجيه أنشطة مختلف المهام ذات الصلة لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد.

يشرف القسم أيضا على خدمات المقاولين الخارجيين في مايتعلق بالنظافة، وتنسيق الحدائق، والمقاعد القابلة للسحب، ولوحة الجهد المنخفض، ومعدات مكافحة الحرائق، وصيانة اجهزة التكييف، وتنظيف خزان المياه وخط الصرف الصحي، إلخ.

" الصيانة الوقائية خير بديل"

يدل الشعار أعلاه على تفضيلنا للصيانة الوقائية المجدولة والتي بدورها تقلل من الصيانة المقتصرة على إصلاح العطب مما يؤدي إلى سلاسة عمل الجامعة (على سبيل المثال، الطاقة والمياه دون انقطاع). وهذا بدوره سيخفض بشكل كبير تكلفة الصيانة ويزيد من ديمومة حالة المواد.

يوضح الهيكل الإداري التالي مختلف وحدات القسم، والتي سيتم شرح دور كل واحدة منها لاحقا.

       1.    الوحدة الإدارية

تشمل الواجبات والمسؤوليات الإدارية المختلفة للقسم (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• التنسيق مع الإدارات الداخلية والخارجية (داخل الجامعة وخارجها) في ما يتعلق بالأنشطة اليومية
• التواصل والتنسيق مع القسم المعني لوضع خل لأي مشكلة تتعلق بالصيانة استنادا إلى رسائل البريد الإلكتروني/استمارات طلب الصيانة الواردة.
• إعداد التقارير الفنية المتعلقة بأنشطة الصيانة والأنشطة ذات الصلة بالتنسيق مع الوحدة المعنية في القسم.
• إعداد ومتابعة مذكرات خاصة بالمسائل، والشكاوى، والطلبات وما إلى ذلك إلى جميع الأقسام المعنية بالتنسيق مع الوحدة المختصة.
• إعداد جدول زمني لحجز قاعة المؤتمرات وقاعة المحاضرات 2 لأغراض الامتحانات/الفعاليات.
• التنسيق مع كل قسم لإعداد ورصد الميزانية السنوية.

       2.    وحدة المشاريع

تندرج مسؤوليات وحدة المشاريع (على سبيل المثال لا الحصر) فيما يلي:

• توثيق/تخطيط رسم للمشاريع السابقة (المبنية كمشاريع مدنية وكهربائية وميكانيكية) والحالية والمستقبلية.
• التنسيق مع الخبراء الاستشاريين المعتمدين أثناء إعداد وثائق العطاءات (الوثائق الرئيسية، وسندات الكميات والرسومات) للمشاريع المستقبلية
• التنسيق مع المتعاقدين المعتمدين، وخبراء استشاريين للمشاريع والتكاليف لجميع الأنشطة ذات الصلة بالموقع.
• التنسيق مع قسم الشؤون المالية لتجهيز مدفوعات المقاولين والاستشاريين.
• متلبعة جميع المشاريع الجارية

       3.    الوحدة المدنية

وتشمل واجبات ومسؤوليات الوحدة المدنية (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• تحديد ومتابعة مهام العمل الموكلة للفنيين للقيام بالصيانة الوقائية والتفاعلية حسب الجدول الزمني على أساس يومي والإشراف عليها من قبل المهندس المسؤول.
• الإستجابة للحالات الطارئة الواردة من الجامعة والخاصة بالجانب المدني.
• التنسيق مع الموردين/الاستشاريين فيما يتعلق بالأشغال المدنية في جميع أنشطة ومشاريع المواقع الجارية.
• التنسيق مع المورد الرئيسي للصيانة السنوية للمقاعد القابلة للسحب في قاعة المؤتمرات.
• الإشراف على شركة النظافة بشكل يومي.
• تجهيز جميع قاعات المحاضرات وقاعات المؤتمرات الأربع لأي امتحان أو فعالية تقيمها الجامعة أو أي جهة خارجية.
• القيام بالأعمال المدنية مهما كانت صغيرة أو أعمال التحسينات وفقا لاحتياجات الجامعة.
• التصديق على مدفوعات الفواتير (حيثما ينطبق ذلك) عن الأعمال المتصلة بالجانب المدني التي تقوم بها جهة خارجية

       4.    وحدة الكهرباء

تشمل واجبات ومسؤوليات وحدة الكهرباء (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• تحديد ومتابعة مهام العمل الموكلة للفنيين للقيام بالصيانة الوقائية والتفاعلية حسب الجدول الزمني على أساس يومي والإشراف عليها من قبل المهندس المسؤول.
• معالجة أي أعطال كهربائية في الجامعة خلال الأسبوع وعلى مدار اليوم.
• فحص وصيانة جميع ألواح مكثفات MDB و DB و الفولتميرات و الأميترات وما إلى ذلك من أجل ضمان عدم حدوث اضطراب في إمدادات الطاقة.
• التنسيق مع الموردين/الاستشاريين فيما يتعلق بالأشغال الكهربائية في جميع أنشطة ومشاريع المواقع الجارية
• التنسيق مع الجهات المعنية بانتظام لصيانة المحطات الفرعية وغيرها من قضايا الصيانة الرئيسية.
• التنسيق مع الوكالات الخارجية لخدمة مصاعد ومصاعد وحواجز المرور وما إلى ذلك في الوقت المناسب.
• توفير إمدادات/توصيل الطاقة عند الحاجة لأي عمل إضافي وفقًا لاحتياجات الجامعة.
• إعداد رسوم استهلاك الكهرباء التي سيتم فرضها على جميع المتاجر في الحرم الجامعي.
• التصديق على مدفوعات الفواتير (حيثما ينطبق ذلك) عن الأعمال المتصلة بالكهرباء التي تقوم بها وكالة خارجية.

       5.    الوحدة الميكانيكية

تشمل واجبات ومسؤوليات الوحدة الميكانيكية (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• تحديد ومتابعة مهام العمل الموكلة للفنيين للقيام بالصيانة الوقائية والتفاعلية حسب الجدول الزمني على أساس يومي والإشراف عليها من قبل المهندس المسؤول.
• المعالجة الفورية لأية أعطال في الجامعة تتعلق بأجهزة التكييف ومياه المجاري وإمدادات المياه والري وما إلى ذلك.
• صيانة المرافق الصحية ودهن المضخات وخدمتها.
• الإشراف على المتعهد الخاص بالمساحات الخضراء لضمان التزامه ببنود العقد المبرم معه.
• التنسيق مع الجهات الخارجية لصيانة خطوط الصرف الصحي ومحطات الرفع (بما في ذلك الطلاء).
• الصيانة الدورية لغرف المضخات وخزانات المياه وفحص القضبان الداخلية وألواح خزانات المياه وما إلى ذلك
• منابعة متعهد صيانة جميع أجهزة التكييف داخل مباني الحرم الجامعي.
• التنسيق مع الموردين/الاستشاريين فيما يتعلق بالتكييف والسباكة والأعمال الميكانيكية الأخرى في جميع مواقع المشاريع والأعمال الجارية.
• إعداد رسوم استهلاك المياه التي سيتم فرضها على جميع المتاجر في الحرم الجامعي.
• التصديق على مدفوعات الفواتير (حيثما ينطبق ذلك) عن الأعمال ذات الصلة بالميكانيكا التي تقوم بها أية جهة خارجية.

       6.    وحدة الصحة والسلامة والبيئة

تتمثل واجبات ومسؤوليات قسم الصحة والسلامة والبيئة (على سبيل المثال لا الحصر) فيما يلي:

الصحة:

• تدريب متطوعي الصحة والسلامة والبيئة في جامعة ظفار على الإسعافات الأولية والإنعاش القلبي الرئوي وذلك بالتنسيق مع موظفي العيادة الطبية في الجامعة والجهات الخارجية ذات الصلة.
• ضمان الامتثال للإرشادات المتعلقة بالصحة والنظافة في الكافيتريات والمطاعم والمتاجر الأخرى داخل جامعة ظفار.

السلامة:

• عمل برامج فهرسة للجوانب الأساسية لمعدات الحماية الشخصية في مكان العمل.
• صيانة وتجديد جميع معدات مكافحة الحرائق والسلامة داخل جامعة ظفار من خلال مقاولين معتمدين.
• إجراء تدريبات وهمية على الحرائق وإجراءات الإخلاء من أجل تعريف جميع الموظفين والطلبة بالتصرف في حالة الطوارئ.
• فحص جميع القاعات والمختبرات للتأكد من تنفيذ لوائح وإجراءات السلامة واتباعها أثناء الأنشطة والفعاليات والتجارب/ورش العمل

البيئة:

• التأكد من الامتثال الصارم للوائح منع التدخين داخل حرم جامعة ظفار.
• ضمان منع دخول المواد المحظورة/المحرمة/الخطرة إلى داخل الحرم الجامعي.
• مراقبة نطاق المختبر للتأكد من التخلص الآمن من النفايات الكيميائية وغيرها من النفايات.

بالإضافة إلى ما تم ذكره آنفا، قإن القسم يقوم بعمليات تفتيش دورية للسلامة في جميع مناطق الجامعة وينفذ برامج توعية في أوساط مجتمع الجامعة من وقت لآخر. ينسق هذا القسم أيضًا مع الدفاع المدني والجهات الحكومية والإدارات الأخرى ذات الصلة في الجامعة حول المسائل المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة.